Hoş geldiniz. Merhabalar Hoş bulduk. Merhabalar bugün nelerden bahsedeceğiz? Bugün bahsedeceğimiz konu şirketlerde yapılan toplantılar ile alakalı şöyle bir şey fark ediyoruz ve görüyoruz iş arkadaşlarımızla yaptığımız çalışmalardan veya işte geçmiş tecrübelerimizden de bugüne kadar geldiğimiz kadarıyla şöyle bir şey oluyor şimdi özellikle bu son 10 senedir çok yeni yeni işte startup dediğimiz gelişim firmaları tek tek doğuyor. Bunlar kuruluyor. Türkiye’de aile şirketlerinin yaşam oranları 24 sene ile kısıtlı bu girişimci yeni sistem o çok kısa Türkiye ortalaması dünya ortalamasında biraz altında girişim yapan yeni Start firmaların ise yüzde doksanı kurulduklarının 10 senesinde ya satılıyorlar ya da el değiştiriyorlar.
O işte çok güzel
bir şekilde devam edemiyor. Peki bunların nedenlerini incelediğimizde aslında çok güzel ama tür bir ruh o girişim firmalarına baştan alıyor kuruluyor. Fakat bunun arkasında yönetim ve yönetişim uzmanlığı gerekmekte evet kendisini çok güzel bir zanaatı var onu işe dönüştürüyor. Yani şöyle düşünelim harika bir proje mühendisisi olabilirsiniz inşaat mühendisi olabilirsiniz ama firmanız 60-70 kişi olup da büyüdüğü zaman işte ihalelere girilecek çeşitli bir takım yönetimsel uzmanlık alanları gel geldiği zaman çok iyi bir mühendisi aynı zamanda çok iyi bir yönetici olması gerekmiyor da zaten işte böyle zamanlarda ben şirketlere de her zaman insanlara benzetiyorum nasıl insanların zaman zaman doktorlara gitmesi uzmanlardan yardım alması gerekiyorsa şirketlerinde bu şekilde yardımlar alması gerekiyor check-uplarını yaptırsınlar bir şey kaplarında yaptırsınlar mesela sıkıntılarından en önemli sıkıntılarından bir tanesi şöyle toplantılar toplantıların verimsiz geçtiği zaman kaybı oldu. Şu anda biz burada bu konuşmayı yaparken yeryüzünde sizce ne kadar toplantı yapılıyordur çok fazla çok fazla 11 milyon tane toplantı gerçekleşiyor. Biz bu konuları yaparken bile evet işte ancak ne yazık ki bu toplantı çıkışlarında işte bir takım araştırmalar yapılmış sormuşlar toplantı nasıl geçti neler aldınız neler verdiniz diye yüzde 67’si toplantıları verimsiz geçtiğini kendisinin vakit kaybı olarak gördüğünü geri kalan yüzde 33’ü de toplantıyı yani ben diyor. Bu toplantıya girmek için günde 2 saat kadar hazırlık yaptım ve toplantının herhangi bir faydası olmadığından bahsediyor maalesef
isterseniz biraz böyle eskiye dönelim ya tabi neden toplanmaya başladık. Nereden geldi bu toplantın şimdi her şeyden önce insan sosyal bir varlık ve geçmişe döndüğümüzde aslında her kültürde zaman zaman bu çeşitli toplantılar yapılmış. Çünkü bu çok çok aslında derin insani bir ihtiyaç örneğin; Hadi gidelim 30 40 bin yıl öncesine gidelim bir avlanmayı örnek vereceğim avlanma öyle rastgele yapılan bir şey değil avlanma öncesi mağarada veya işte Ateş başında toplanıyorlar kabileleri ise kabile lideri kabilenin erkeklerini topluyor çocuklar gençler biraz daha arkada onları izliyor.
Hatta daha da eskilere gidecek olursak mesela gene bir iletişim bir ortak akıl İsa Mesih’in bu çok ünlü son akşam yemeği resmine bakalım orada da Leonardo Da Vinci bir masanın etrafında İsa Mesih havarilerini topluyor ve bir havarisinin kendisine ihanet ettiğini Roman askerleri tarafından ertesi gün çarmı geleceğini haber haberini veriyor zaten o sırada da o havarilerin yüz ifadelerini resmetmiş Leonardo Da Vinci oradaki ihtiyaca bakarsak gene bir şekilde iletişim ortak akıl ortak karar ve birlikte olmak ve tabii ki de o toplantıda olabilmek için son derece büyük bir motivasyonu hissediyor. O devrin insanları o devre geldiğimizde peki acaba hani bu ihtiyaçlar da bir değişiklik oldu mu hala aynı mı düşünecek olursak aslında temelde benzerlikler çok benzerlikler dediğiniz gibi çok ve hatta ihtiyaçların hepsi aslında aynı yani toplantı ihtiyaçları aynı ama katılımcılara bizler lider olarak o aidiyet hissiyatını o toplantıyı neden yaptığını ve aidiyet isteyen hayatının veremediğimiz zaman şirket çalışanları günümüz şirket çalışanları yavaş yavaş şirketlerinden soğumaya başlıyorlar maalesef ve ne yapıyorlar biliyor musunuz çok ilginç toplantı yapılmayan kurumlarda bir şekilde kendi içlerinde gruplaşmalar başlıyor bunlar bir dernekleri üye olmaya başlıyorlar. Çünkü insani bir ihtiyaç olduğu için çıkışta buluşuyorlar birlikte bir işte bir yere gidiyorlar. Öyle şeyler yapıyorlar ama bu beklenti aslında liderlerinin kendilerini görmesi ve kendilerini orada sahip yani aidiyet hissetmiyor hissetmeleri ve şirkete de ve yapılanların da aslında kendisinin rolünü görmesi burada çok güzel bir örnek var nasılanın uzay hava istasyonunun daha gelişmesi iyileştirilmesi için bir çalışma yapacaklar ve anketörler gidiyorlar tek tek herkese görev tanımlarını soruyorlar ilk önce kapıdaki görevli güvenlikten başlıyorlar kendine eline bir kalem kağıt veriyorlar. Diyorlar ki biz yani genel olarak bir performansınızı iyi ilişkilerimizi nasıl iyileştirebiliriz yönetimsel hatalar var mı video anket yapıyoruz lütfen bize görevlerinizi yazar mısınız bir kalem kağıt veriliyor adam kalem kağıdı bırakıyor şöyle elindeki kalemle uzayı gösteriyor ve diyor ki benim görevim bu diyor uydu fırlatılacak ya onu sağ salim yörüngeye oturması ve içindeki hiçbir astronotla bir zarar gelmeden hepsinin geri bu araştırmayı duymuştum çok güzel gerçekten herkes kendisine ekibin bir parçası olarak görüyor en aşağıdan en yukarıya kadar aidiyet duygusu evet işte bu aidiyet duygusunu hissettiren oradaki anketörler çok şaşırıyorlar ve bu artık hani okutulan bir bilimsel bir konu haline geliyor. Bizim işletme derslerimizdi peki biz bu aidiyet hissiyatını nasıl yaratacağız İşte buna sahiplenecek değil mi çalışanlar evet çalışanlarla yapacağımız görüşmeler ve toplantılarla ve bu toplantının da verimli geçmesini sağlayarak bununla ilgili eğitim verdiğiniz danışmanlık verdiğimiz kurumlarda o kurumun ihtiyacına göre çok çeşitli önerilerimiz oluyor çok detay satır satır kalem kalem dakikadaki jestler minikler kim hangi pozisyonda oturuşu mu yuvarlak mı bunların hepsini konuşuyoruz ama ben burada vaktimiz kısıtlı olduğu için birkaç ufak tüyo vermek gerekirse
en önemli şey toplantıyı yöneten kişi şunu hissettirmeli şimdi kabileye gidelim. Orada kabile liderini nasıl bir lider olarak görüyor ya bizler toplantıyı verecek olan kişi ne olarak görüyoruz işte rapor verdiğimiz kişi veya bir üstümüz olarak görüyoruz işte toplantının lideri kendisini böyle rapor verdiği herhangi bir iş yaptığı insan olarak değil de ekibin lideri olarak gösterme imkanı var ve bunu da nasıl gösteriyor biliyor musunuz. Aslında çok ilginç o toplantıdaki en az konuşan olarak evet liderimiz toplantının en az konuşanı olup diğer kişiler rapor veriyor çünkü diğer kişiler evet yani diğer kişileri tek tek içeriye sokacak oyuna sokmak diyoruz burada ve onları ilk önce bir aidiyet hissiyatını mesela şöyle çok önemli bir istatistik bir bilgi var toplantılarda reddedenlerin şirketlerde bir şekilde karara karşı çıkanların onda dokuzuna sen biz böyle böyle bir karar aldık. Mesela işte şu proje yetişmiyor bununla alakalı olarak ekstra çalışacağız mesailere kalacağız böyle bir karar aldık ama sen Red yazmışsın yani burada bir iki ay bu mesajı yakalanacak ücretini de vereceğiz ama neden Red yazdın ret cevabı yaz Nehri çünkü benim kişisel olarak benim düşüncemi kimse başvurmadı kimse bana ne istediğimi ne düşündüğümü sormadı. Belki sorsalardı o da oraya evet tabi ben de elimi taşın altına koyacağım diyecekti fakat tepeden birisinin gelip de biz mesai fazla mesai yapıyoruz dediği bu da gerçek yaşanmış bir öykü bir iki ay şu işi yetiştirmemiz gerektiğinde katılmak istemiyorum ve girmeyeceğim yazmasının nedeni kendini bir şekilde ait olma yani bu aslında o kadar derine gidiyor ki yani psikologlar bunu inceledikleri zaman mesela ailede benim fikrim alınmadı. Bana fikir empoze edildi diye düşündü evet mesela Harvard araştırmaları var şirket liderlerini kendi biraz ebeveynleri gibi görüyor. Aslında çalışanları rol model de alıyorlar rol model alıyor ebeveyni gibi görürken şunu düşünüyor mesela küçükken diyelim ki baba yeterince ona ilgi göstermedi o üçüncü çocuktu hissiyatı lideriyle dese bak gene aynı herhangi bir şekilde insani ihtiyacıma cevap vermedi olarak görebiliyor O yüzden biz ne yapıyoruz Her şeyden önce toplantılarımıza bir gündem oluşturuyoruz o gündemlerimizi satır satır yazdıktan sonra toplantıdan ne beklediğimizi ve niye yaptığımızı üst yönetim olarak düşünüyoruz. Çünkü öyle şeyler öyle zamanlar oluyor ki mesela 6 kişiyle toplanacağım aslında bunu hiç gerek yok mesela o zaman da çıkan kişilerde hem motivasyon kaybı oluyor. Hem zamanın içerisinde kendilerini bu toplanma ait olma ihtiyaçlarını hissetmedikleri zaman da bunu hissedebilecekleri diğer kurumlara geçmeye ve çalışmak evet yani başka yerlere başvuruyorlar maalesef peki ailece akrabalarla veya dostlarla yenilen yemekler de geçmişten günümüze süregelen toplantı geleneğinin bir yansıması mı acaba evet çünkü burada toplantı geleneğimiz zaten o zamanlardan başlamış işte bu isa mesleğin havarilerle toplanması bile bir aslında akşam yemeği yenen yemek ve de dediğim gibi yani mesela neden biz şimdi bu zoom toplantıları yapılıyor işte artık teknoloji çok çok gelişti ses kayıt cihazlarıyla birbirlerine hızlı hızlı yollanıyor vesaire vesaire Ama şunu unutmayalım ki gerçekten İş dünyasının içinde olan herkes çok çok iyi bilir ki yüz yüze yapılabilir toplantıların yerini de hiçbir şekilde hiçbir toplantı türü karşılayamaz biraz daha yüzeysel kalıyor değil mi yüzeysel yüzeysel kılavuzlar ses tonu falan çok algılanamıyor bazen algılanamıyor ve burada da başka bir bilgiyi paylaşmak isterim sizinle biz bireysel olarak fiziksel olarak bir ortama girdiğimizde bizim %70 zaten o enerjimiz jenslerimiz ve ses tonumuz algılanıyor ve bununla Biz aslında ikna oluyoruz veya olmuyoruz orada yapacağımız çalışma veya göstereceğimiz performans mesela yeni bir stille tanışırız adını o anda unutuveririz neden çünkü o tanıştığımız kişinin aurası çalıştığımız kişinin enerjisi ses tonu ve o dışarıya yaymış olduğu işte bu enerjisel dediğimiz gibi jenslerini bunlar yani mimikleri bunları algıladığımız içinde hani isimlerde hatırlanamıyor. Bir de düşünün ki zoom ortamlarında yapılan toplantı tabii ki gerekli zamanlarda kısaca böyle toplantılar yapılacak ama mutlaka ve mutlaka en az yılda iki kere bütün kurumca yapılması gereken toplantılarımız da olacak bugünün dünyasında bize toplanmamızı gerektiren hissettiren sebepler nelerdir?
Evet bugünün dünyasında da toplanmamızı gerektiren sebepler bunlar çok çok uzun bir şekilde de yazıp anlatıp açıklanabilir işte iletişim tekrardan bir karar almak ortak akıl yaratmak hatta ve hatta bir sosyal zihin denen bir zihni oluşturmak sosyal zihin aslında bu yeni kurulmuş bir takım işte araştırmalar tarafından uzmanlar bilim adamları tarafından yeni yeni çıkmış bir terim olarak anlatabilirim sosyal zihinde de şu çok önemli toplantıda kritize edeceğiz yani bir toplantıda bir karara herkesin evet demesi o kararın doğru olduğu anlamına da gelmiyor. Peki bu kararı nasıl kredide edeceğiz hiçbir zaman kişiselleşmeden sadece ve sadece olayları kritize edin işte beyin fırtınası dediğimiz şekilde onu kritize ederek sosyal zihnin oluşturulması yani bir sürü zihni tek bir beyin haline getirmesi Aslında en önemli sebeplerden bir tanesi de toplantılarımızda sosyal zihni oluşturabilmek kesinlikle peki sizce mayalarda da toplantıyı vakit kaybı olarak görenler olmuş muydu? Vakit kaybı olarak görenler hiç olmamıştı bence çünkü eğer bir şekilde ne olur o toplantıda anlayamazsa ne yapıldığını ya hayvanlar tarafından yem olur gider ya bir şekilde savaşta ölür ya ailesi çocukları aç kalırlar aylarca ve onlar ölür yani bu kadar elzem bu kadar ölümcül işte şimdi mayaları örnek vermemdeki maksat da bizler şu andaki yöneticiler liderler aynı genleri taşıyan insanlara toplantılarımızdaki bu hissiyatı önemi anlatabilmek geçirebilmek gerekecek dilimizle bunlardan da bahsedeceğiz gerek ses tonumuzda gerek yönetim ve onlara vermiş olduğumuz
kendilerini ifade edebilme özgürlükleri ile başka çok güzel bir örnekten bahsedeyim size Walmart Amerika’daki süpermarketler zinciri en büyüğü ve walmart’ın toplam geliri Türkiye’nin gayri safi milli hasılasıyla birebir yani onların bir volt’ı Türkiye’ye kadar güzel bir ekonomi yaratabiliyor işte zaten en büyük hedefimiz de şirketlerimizin 10 sene içinde yok olmaması böyle büyük devasa istihdamlar yaratması walmart’ta bir toplantı sırasında ve onlar dışında çalışan kasiyere söz hakkı verilmiş ki şöyle bir şey söylüyor büyük bir televizyon kartonu almış olan kişi bu şey basketleri hani Shopping alışveriş şeyleri tekerlekli sepetler küçük geldiği için taşıyamadı koyamadı ve onu götürdü geri yerine koydu içine sığdıramadı. Bunu gören yönetim derhal hem küçüklük hem de yanına daha büyük alışveriş sepetleri tekerlekli koyuyor ve sadece o sene satışları %50’nin üstünde artıyor kasiyer bunu fark ediyor kasiyer şöyle ama burada en önemli olan şey yönetimin bu ortak akılla çalışması dinliyor uyguluyor uyguluyor en büyük danışmanlık firmalarından danışmanlıklar alırsınız ama böyle bir getiri elde edemeyebiliriz. O yüzden herkesin tecrübesini öğrenmek sormak fikrini sormak çok önemli çok çok önemli herkesten öğrenecek bir şeyimiz var esasında işte bunu yaratabilmek bunu anlamak çok önemli derseniz şu şekilde tamamlayıp bitirebiliriz. Peki ne zaman toplantı yapmayalım toplantılar için hazırlıklar inanılmaz önemli ya özellikle şunu belirtmek istiyorum. Eğer bir toplantı 10 kişiden fazlaysa artık o bir toplantı değil o bir teatral şovdur maalesef karşımızdaki kişilere aynen bir tiyatro kanunları kuralları ne gerekiyorsa onu uygulayarak 10 kişi ve artı kişilere toplantı olarak değil çünkü orada herkesin katıldığı biraz çok kalabalık olunca orada bir tiyatral şov yapacağız o zaman o toplantının zaten değişecek artık birazcık sistemin şekli değişecek bir de eğer bir hazırladığımız yoksa neden toplandığımızı ve ne gibi sonuçlar beklediğimizi bilmiyorsak hazırlığımızı gündemimizi plan plan satır satır kim nerede girecek kim nerede çıkacak bu aynen bir harita gibi toplantı haritasını çıkarmadıysak o toplantıyı hiç yapmayalım erteleyelim. Çünkü neden en sonunda motivasyonunu yitirmiş mutsuz ve sıkılan bireylerden oluşan ve çok fazla çalışan değişimi yaşadığımız işte embriyodik olarak anlattığımız ve bunun yükselmesi yani çalışan devri daimi diyelim çok yüksek olan şirketler yaratırız.
